Cómo contabilizar las Importaciones y exportaciones

El IVA en las importaciones y exportaciones se paga en la aduana, por lo que en las facturas no figurará el IVA.

Debemos contabilizar como importaciones, las operaciones comerciales que supongan la entrada en el interior del país de bienes procedentes de un país tercero, o procedentes de territorios situados fuera del ámbito del sistema común del IVA.

Por su parte, reflejaremos contablemente como exportaciones aquellas operaciones comerciales que supongan la salida de mercancías a países situados fuera del ámbito común del IVA.

Recordemos que Canarias, Ceuta y Melilla están fuera del sistema común del IVA, por lo que el intercambio comercial de mercancías entre la Península con Canarias, Ceuta y Melilla se considera importación y exportación. En las importaciones desde estos territorios que están fuera del sistema común del IVA es el propio comprador o destinatario a quien compete el pago del IGIC (Impuesto General Indirecto Canario) o el IPSI del producto importado.

Contabilización de la factura del proveedor extranjero en las importaciones

Esta factura no tiene IVA, puesto que este impuesto se paga a través de un transitario, en el momento de solicitar su despacho, mediante el DUA. Es decir, el IVA en lugar de pagarse al proveedor, se paga directamente en aduana.

El DUA (Documento Único Administrativo) es un documento que debe cumplimentarse en la aduana en el momento de la importación o exportación. Es necesario para el cumplimiento de las formalidades aduaneras y sirve como base para las declaraciones tributarias del IVA.

Para poder contabilizar esta factura hay que aplicar al importe en moneda extranjera, el tipo de cambio en la fecha de la operación, para así contabilizarla en euros.

El asiento contable sería el siguiente:

(600…) Compra de mercaderías (país extranjero).

                                                        a.- (400…) Proveedor extranjero.

En la identificación de la factura deberá registrarse el número de DUA a la importación (número de referencia que figura en el propio DUA y en la carta de pago) admitido a despacho por la Administración aduanera.

Contabilización de la factura del agente de aduanas o 

transitario en las importaciones

En esta factura se recogen honorarios por los servicios prestados y su correspondiente IVA, derechos arancelarios (en función de la mercancía importada) y su correspondiente IVA, y el IVA de la importación.

Al contabilizar la factura del transitario se incluirán dos tipos de IVA:

• El IVA de la base imponible de la importación y los aranceles

• El IVA de la base imponible de los servicios del agente de aduanas.

Tanto el arancel como los honorarios del agente son mayor valor de la compra y en el IVA de la importación se suma el del DUA y el de los aranceles.

Por lo tanto, las cuentas a utilizar para su contabilización serian:

(600…) Compra mercaderías (país extranjero). Se incluye el arancel y los honorarios del agente de aduanas.

(472…) H. P. IVA importación: Se incluye el IVA de la factura del proveedor extranjero y el de los aranceles

(472…) H. P. IVA soportado: IVA de los servicios del agente de aduanas.

                                            a.- (410…) Acreedor por prestación de servicios.

Como norma general, las exportaciones están exentas de IVA, tanto en lo relativo a las mercancías como a los servicios, pero en el IVA cabe diferenciar dos tipos de exenciones:

• Exenciones plenas.

• Exenciones limitadas.

Las exportaciones y operaciones asimiladas son exenciones plenas, en las que el empresario o profesional que realiza la entrega o presta el servicio no repercute el impuesto. Eso si, sí puede deducir el IVA soportado en las adquisiciones relacionadas con la operación exenta, siempre que reúna todos los requisitos para la deducción. También son exenciones plenas las aplicables a operaciones relativas a zonas francas, depósitos francos y otros depósitos, regímenes aduaneros y fiscales, y entregas intracomunitarias.

Para poder emitir las facturas sin IVA a empresas extranjeras es necesario que las mercancías salgan de España en un plazo de 30 días y poder demostrarlo ante la Agencia Tributaria.

El asiento contable que se realizaría sería el siguiente:

                                    (430…) Cliente extranjero

                                            a.- (700…) Venta de mercaderías (país extranjero).

Como crear una Sociedad Limitada

Hoy vamos a ver cuales son los pasos que tenemos que dar para crear una Sociedad Limitada, debido a las características de esta forma jurídica hacen que sea la fórmula más recomendable para pequeños empresarios. Son pasos sencillos pero muchas veces se desconoce el orden de los mismos y empezamos a dar vueltas de un sitio a otro empleando más tiempo del necesario, por ello vamos a ver hoy detalladamente cada uno de ellos. Recordar que todos estos trámites se pueden realizar telemáticamente a través de un punto PAE (Punto de Atención al Emprendedor).

Registrar el nombre de la empresa

Para registrar el nombre de tu empresa deberás dirigirte al Registro Mercantil Central y solicitar el certificado negativo de denominación social, es el documento que acredita que el nombre elegido para tu sociedad no coincide con el de ninguna otra ya existente. Este trámite se puede realizar online en la web del Registro Mercantil Central.

Para la obtención de este certificado deberás presentar el documento en el que figuren tres posibles nombres para tu empresa.

Una vez concedido el certificado, el nombre quedará reservado para el solicitante durante seis meses, aunque sólo tendrá validez de tres meses hasta su registro en el notario. En caso de superar este período, deberás proceder a su renovación. Transcurridos seis meses sin su utilización, el nombre vuelve a estar disponible para cualquiera.

Abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa

Una vez obtenido el certificado, deberás abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa que vas a constituir e ingresar el capital mínimo inicial, 3.000,00 €. El banco emitirá un certificado de dicho ingreso que posteriormente deberás de presentar en la notaría. No podrás disponer del dinero hasta que presentes en el banco el alta en Hacienda y las escrituras selladas por el Registro Mercantil, pero a partir de ese momento podrás disponer de él para dedicarlos a cualquier gasto o inversión de la empresa.

Redacción de los Estatutos Sociales

Los socio deberán redactar los Estatutos Sociales, es decir, el conjunto de normas que regirán la empresa y que se incorporarán posteriormente a la escritura pública de constitución. Es recomendable delegar esta tarea a un abogado o encargárselo directamente a la notaria. Este trámite se ha simplificado mucho si creas tu empresa a través de un PAE, ya que utilizan unos estatutos simplificados tipo.

Existen una serie de elementos mínimos que debe contener cualquier Estatuto Social, tales como la denominación de la sociedad, en la que deberá figurar necesariamente "sociedad de responsabilidad limitada"; el objeto social o actividad a la que se va a dedicar la sociedad, la fecha de cierre de cada ejercicio, el domicilio social dentro del territorio español, el capital social, las participaciones en que se divida, valor nominal de cada participación y numeración de las mismas y el sistema de administración de la sociedad.

Escritura pública de la constitución

La firma de la escritura pública de la constitución de la sociedad por parte de todos los socios se realiza ante notario, lo que conlleva un coste que suele ser un porcentaje sobre el capital escriturado. Es un trámite previo a la posterior inscripción en el Registro Mercantil. Para la obtención de la escritura, es necesario aportar la siguiente documentación:

1. Certificación negativa de denominación social (original).
2. Certificación bancaria de la aportación dineraria al Capital Social.
3. Estatutos Sociales de la Sociedad.
4. D.N.I. original de cada uno de los socios fundadores.
5. Declaración de inversiones exteriores, si alguno de los socios es extranjero.

Trámites en Hacienda: Obtención del NIF, alta en el IAE y declaración censal (IVA)

• Obtención del Número de Identificación Fiscal (N.I.F.)
  
  Tras la firma de las escrituras deberás dirigirte a Hacienda para obtener el Número de Identificación Fiscal (N.I.F.) privisional de tu sociedad, así como las etiquetas y tarjetas identificativas. Para ello, deberás aportar debidamente cumplimentado el modelo 036, la fotocopia del D.N.I. del firmante y la fotocopia de la escritura de constitución de la empresa obtenida en el notario.
  
  De esta forma, se asignará un NIF provisional que tendrá una validez de 6 meses, plazo en el que la Sociedad deberá canjearlo por el definitivo.

• Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (I.A.E.)
  
  También tendrás que darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Se trata de un tributo local que grava la actividad de empresas, profesionales y artistas y necesita de tantas alta como actividades se vayan a desarrollar. Para llevar a cabo los trámites de alta, modificación o baja de este tributo, será necesario que aportes el modelo 840 junto con el NIF en la Administración Tributaria correspondiente al lugar donde se ejerce la actividad. Para los supuestos exentos de este gravamen, es decir, aquellos que tengan una cifra de negocio inferior a 1.000.000,00 € al año, solo es necesario aportar el modelo 036 de la declaración censal indicando los epígrafes IAE a los que te acoges.

• Declaración censal (I.V.A.)
  
  En esta declaración se detalla el comienzo, la modificación o el cese de la actividad. Ha de ser presentada por empresarios, profesionales, artistas y todos aquellos con obligaciones tributarias. Para su expedición, es necesario aportar el modelo oficial 036, el NIF de la Sociedad y el documento acreditativo de alta en el IAE.
  
  Todos estos pasos se realizan a través del DUE (Documento Único Electrónico) en el caso de crear tu sociedad con un Punto de Atención a Emprendedores (PAE).

Inscripción en el Registro Mercantil

La sociedad ha de inscribirse en el Registro Mercantil de la provincia en la que se ha fijado su domicilio social. Para ello, tiene un plazo de dos meses desde la obtención de la escritura de constitución y necesita aportar la siguiente documentación:

1. Certificación negativa de denominación social.
2. Copia auténtica de la escritura de constitución de la Sociedad (no sirve copia simple).
3. Copia del NIF provisional.
   

Este paso también se incluye en el DUE, por lo que no es necesario acudir al Registro Mercantil si trabajas con un PAE.

Obtención del NIF definitivo

Una vez completados los pasos anteriores, y como última acción, deberás dirigirte nuevamente a Hacienda para canjear la tarjeta provisional de N.I.F. por la definitiva, una vez se haya inscrito efectivamente la constitución de la sociedad. Si funcionas con DUE podrás obtener el documento de manera online.

Superados estos trámites, la creación de tu Sociedad Limitada ya es efectiva. Sin embargo, para que ésta pueda iniciar su actividad, es necesario que completes una serie de obligaciones adicionales con la seguridad social y con el ayuntamiento de la localidad donde hayas fijado la dirección social de tu empresa.

Seguridad Social:

• Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (también incluida en el DUE).
• Solicitud del número de patronal (sólo si vas a contratar trabajadores).

Ayuntamiento:

• Solicitar la Licencia de apertura.

Obligación de conservar la documentación: Plazos a tener en cuenta

¿Hasta cuando debo conservar la documentación de mi empresa? Se trata de una pregunta que tarde o temprano siempre nos surge cuando desarrollamos una actividad económica y que además se va repitiendo conforme pasan por nuestras manos todo tipo de de documentos distintos con el fin de justificar las operaciones realizadas.

Libros, facturas, contratos… tanto si se trata de documentos recibidos como de los entregados, debemos conservarlos principalmente por dos posibles motivos: porque la normativa reguladora así lo obligue con carácter imperativo o porque puedan ser exigidos en el futuro, normalmente por la propia Administración pública en sus funciones de comprobación e inspección.

En este sentido el primer plazo a tener en cuenta lo marca el artículo 30 del Código de Comercio: "Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales."

Teniendo en cuenta que este artículo corresponde al Título III sobre la Contabilidad de los empresarios, podríamos rebatir si ese plazo se refiere sólo a la documentación contable (Libros Diario, Inventario y Cuentas Anuales, Actas…) pero es evidente que la contabilidad por si sola no justifica debidamente la realidad de las operaciones realizadas

Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación correspondiente al mismo debe guardarse durante los siguientes seis años, ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil, salvo que otra norma exija un plazo mayor.

Plazos de prescripción

Muchos se centran nada más que en los plazos de prescripción, sobre todo en materia tributaria, a la hora de establecer un calendario de conservación de la documentación de la empresa. En la siguiente tabla puede ver cuando prescriben las distintas obligaciones de forma general:

Estos plazos de prescripción empezarían a contar desde el último día del plazo voluntario para la presentación de la liquidación o declaración correspondiente, en el caso de las infracciones fiscales y desde el mismo momento de cometerse la infracción en el resto de supuestos.

Sin embargo quedarnos simplemente con estos plazos sería muy descabellado, teniendo que adecuarnos a las distintas operaciones y sobretodo a las obligaciones que puedan surgir como consecuencia de los mismos. A este respecto, como ejemplos de documentación que tendremos que conservar durante más tiempo podemos observar:

• Sobre préstamos: hasta que sean devueltos.
• Del inmovilizado: hasta que sea amortizado y/o vendido.
• Relativa a bienes de inversión: hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (9 años para terrenos y edificaciones).
• Correspondiente a ejercicios en los que se haya generado una base imponible negativa: hasta cuatro años después de su compensación.

Además, si el plazo de prescripción de cualquier tipo de obligación es inferior al establecido con carácter general para la obligación de conservación es recomendable seguir manteniendo la documentación al menos hasta llegar a los seis años antes mencionados.

Por último, no debemos olvidar la Ley 10/2010, de 28 de abril, la cual establece en su artículo 25 que los sujetos obligados a la misma conservarán durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de sus obligaciones en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo, concretamente copia de los documentos exigibles en aplicación de las medidas de diligencia debida y original o copia con fuerza probatoria de los documentos o registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas y las relaciones de negocio.

Actividades exentas de IVA: cuáles son y cómo facturan

Existen una serie de actividades económicas que, por ley, están exentas de IVA.

Presentar las declaraciones trimestrales del IVA es una de las obligaciones fiscales derivadas de hacerse autónomo. Y aunque se trata de un impuesto indirecto que paga el cliente es el autónomo o la empresa el encargado de recaudarlo para Hacienda a través de factura en nombre del cliente.


Sin embargo, debes tener en cuenta a la hora de iniciar tu actividad y facturar por ella que, según la ley 37/1992 de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido, existen una serie de actividades económicas que están exentas de la tributación del impuesto.
¿Actividad sujeta y exenta o no sujeta?
Un producto o servicio no está sujeto al impuesto cuando éste no se puede aplicar a la operación que se realiza.¿Y en qué casos estará exenta una operación o actividad económica?

• Servicios de correos y postales. El servicio postal universal (servicio público de Correos), y no la mensajería de operadores privados, queda exento de tributar el IVA. En este apartado se incluyen también las entregas de sellos y efectos timbrados siempre y cuando el importe no sobrepase el valor de su emisión, es decir, que no se usen para colección.

• Servicios educativos, de enseñanza y formación. Tanto la docencia particular sobre materias incluidas en los planes de estudio como la impartida en centros de derecho público o privado autorizados tienen exención de IVA.

• Servicios artisticos. En este apartado se incluyen aquellos servicios profesionales que ofrecen escritores, artistas plásticos, dibujantes, literatos y aquellos cuya contraprestación consista en derechos de autor. Es el caso también de las colaboraciones periodísticas con medios impresos y de carácter periódico. Por tanto, la ley deja fuera de la exención los trabajos de medios online.

• Servicios inmobiliarios. También los arrendamientos de viviendas y entrega de terrenos rústicos y no edificables, así como segunda y ulteriores entregas de edificaciones carecen de la obligación de tributar el IVA.

• Seguros y mediación financiera. Tanto las operaciones relacionadas con la contratación de seguros, reaseguros y capitalización así como los servicios de mediación para la consecución de dichas operaciones financieras están exentas de IVA.

En aquellas actividades en que el servicio sí esté sujeto al ámbito de aplicación del IVA pero la propia legislación o normativa lo exima del pago. Hay que tener muy en cuenta que aunque los profesionales no puedan cargar el IVA en la facturas sí lo soportan en la adquisición de los productos necesarios para comercializar los propios.
Implicaciones fiscales en las actividades exentas de IVA y no exentas de IVA
Si un mismo autónomo o una empresa realiza paralelamente actividades exentas de IVA con otras que sí están sujetas al impuesto se aplica un porcentaje deducible sobre el total de los gastos satisfechos por el conjunto de actividades. Este porcentaje se especificará a posteriori en el modelo 390 del IVA.

En ocasiones tendemos a confundir fácilmente la terminología fiscal. En el tema que tratamos es importante diferenciar entre un servicio exento de IVA y no sujeto a IVA. Aunque en ambos supuestos el impuesto no debe pagarse los motivos son bien diferentes.

Relación de actividades exentas de IVA

La mayoría de actividades exentas de IVA se enmarcan en la áreas de sanidad, educación, organismos públicos o cultura.

• Servicios sanitarios. La asistencia o atención ejercida por médicos y profesionales del sector sanitario con titulación oficial junto a los servicios de hospitalización, diagnóstico, prevención y tratamiento de enfermedades no tributan el IVA.
  Cabe indicar como excepción los servicios de cirugía estética, acupuntura, naturopatía, mesoterapia y digitopuntura por no estar considerados oficialmente como profesionales médicas.

Facturas exentas de IVA: tratamiento fiscal en IVA e IRPF

Si tu actividad se encuentra entre algunas deL listado anterior probablemente te preguntes qué consideraciones hacer a la hora de facturar tu producto o servicio.

Para empezar, debes emitir factura exenta de IVA. Es imprescindible que incorpores la reseña de "exención del impuesto conforme al artículo 20 de la ley 37/1992 sobre el IVA". Sin embargo, los autónomos profesionales sí aplicarán retención por IRPF en la factura.

Esto supone que la Ley del IVA no permite la deducción de las cuotas de IVA soportadas en la adquisición de bienes y servicios destinados a la realización de actividades exentas de repercutir IVA. El IVA soportado, en estos casos, forma parte del precio de adquisición y en consecuencia será un gasto fiscalmente deducible de tus ingresos.

Teniendo en cuenta lo anterior apuntamos que los autónomos cuya actividad esté exenta de IVA no tienen la obligación de presentar el modelo 303 de declaración trimestral de IVA ni el modelo 390, es decir, el resumen anual del impuesto.

Sin embargo, pese a que no puedas deducirte el IVA soportado en estos modelos sí podrás deducirte el gasto por el total y no por la base imponible en el IRPF, bien en el modelo 130 trimestral en caso de autónomos empresariales o profesionales  o en la Declaración de la Renta.

El Libro de Actas

La mayoría de las empresas se acuerda de encuadernar la contabilidad del ejercicio anterior y presentarla en el Registro Mercantil, pero se olvida, en muchas ocasiones, de que también hay que tener al día debidamente actualizado el Libro de Actas.

Qué es el Libro de Actas

Es el libro donde se recogen los acuerdos de los Órganos colegiados de las sociedades mercantiles:

a) Junta General de Socios, con carácter Ordinario o Extraordinario.
b) Consejo de Administración.

En ambos casos, todos los acuerdos a los que lleguen estos Órganos colegiados de las sociedades mercantiles, se recogerán en un Acta que se transcribe a dicho libro.

Aunque la sociedad mercantil puede llevar un libro de actas para cada órgano, puede optar por transcribir todas las actas de ambos órganos colegiados (Junta General de Accionistas o Socios y el Consejo de Administración) en un solo Libro de Actas debidamente oficializado.

Características del Libro de Actas

En todo caso, el Libro de Actas puede:

1. Ser un Libro encuadernado con todas sus hojas, sin transcribir.
2. Estar compuesto por hojas móviles, intercambiables, en blanco. Esta opción permite imprimirlo con impresora.

En ambos casos, debe ser legalizado por el Registrador Mercantil de su provincia antes de su utilización. De ahí la importancia de que esté completamente sin transcribir.

Hay que esperar a que el Libro de Actas actual esté completamente transcrito y no queden hojas en blanco para poder legalizar uno nuevo, ya que no se puede legalizar un nuevo Libro de Actas hasta que:

• Se pruebe que el libro anterior está completamente utilizado. Algunos Registradores, te piden que exhibas el libro íntegramente completado.
• Se pruebe que el anterior ha sido sustraído y debidamente denunciado o se haya extraviado. Esto debe acreditarse mediante acta notarial.

Contenido del Acta

Acuerdos de los Órganos Colegiados:
Los acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles se consignarán en acta, que se extenderá o transcribirá en el libro de actas correspondiente, con expresión de las siguientes circunstancias:

1. Fecha y lugar del territorio nacional o extranjero en que se hubiere celebrado la reunión.
2. Fecha y modo en que se hubiere efectuado la convocatoria, salvo que se trate de Junta o Asamblea Universal. Si se tratara de Junta General o Especial de una sociedad anónima, se indicará el «Boletín Oficial del Registro Mercantil» y el diario o diarios en que se hubiere publicado el anuncio de convocatoria.
3. Texto íntegro de la convocatoria o, si se tratase de Junta o Asamblea Universal, los puntos aceptados como orden del día de la sesión.
4. En caso de Junta o Asamblea, el número de socios concurrentes con derecho a voto, indicando cuántos lo hacen personalmente y cuántos asisten por representación, así como el porcentaje de capital social que unos y otros representan. Si la Junta o Asamblea es Universal, se hará constar, a continuación de la fecha y lugar y del orden del día, el nombre de los asistentes, que deberá ir seguido de la firma de cada uno de ellos.En caso de órganos colegiados de administración, se expresará el nombre de los miembros concurrentes, con indicación de los que asisten personalmente y de quienes lo hacen representados por otro miembro.
5. Un resumen de los asuntos debatidos y de las intervenciones de las que se haya solicitado constancia.
6. El contenido de los acuerdos adoptados.
7. En el caso de Junta o Asamblea, la indicación del resultado de las votaciones, expresando las mayorías con que se hubiere adoptado cada uno de los acuerdos.Si se tratase de órganos colegiados de administración, se indicará el número de miembros que ha votado a favor del acuerdo.En ambos casos, y siempre que lo solicite quien haya votado en contra, se hará constar la oposición a los acuerdos adoptados.
8. La aprobación del acta conforme al artículo 99, que menciona lo siguiente:
• Las actas de Junta o Asamblea se aprobarán en la forma prevista por la Ley o, en su defecto, por la escritura social. A falta de previsión específica, el acta deberá ser aprobada por el propio órgano al final de la reunión.
• Las actas del órgano colegiado de administración se aprobarán en la forma prevista en la escritura social. A falta de previsión específica, el acta deberá ser aprobada por el propio órgano al final de la reunión o en la siguiente.
• Una vez que conste en el acta su aprobación, será firmada por el Secretario del órgano o de la sesión, con el Visto Bueno de quien hubiera actuado en ella como Presidente.
• Cuando la aprobación del acta no tenga lugar al final de la reunión, se consignará en ella la fecha y el sistema de aprobación.

Acuerdos de un único socio:

Las decisiones del socio único se consignarán en acta, que se extenderá o transcribirá en el Libro de actas correspondiente, con expresión de las circunstancias 1.ª y 6.ª del apartado anterior, así como si la decisión ha sido adoptada personalmente o por medio de representante.

Legalización de Libros Mercantiles

Son diversos los plazos a tener en cuenta por las empresas y empresarios respecto a la información contable que debe preparar, legalizar y depositar. Los más importantes son los siguientes (para ejercicios terminados el 31 de diciembre):

• 31 de Marzo: Formulación de Cuentas Anuales.
• 30 de Abril: Legalización de Libros Contables.
• 30 de Junio: Aprobación de Cuentas Anuales.
• 30 de Julio: Deposito de Cuentas Anuales.

El artículo 18 de la Ley 14/2013 de 27 de septiembre, conocida como "Ley de Emprendedores", introdujo varias novedades sobre el procedimiento de legalización de libros:

• El único método para legalizar los libros, será el telemático, es decir, ya no se podrán presentar ni en papel ni en CD.
• No se podrán legalizar libros de actas, socios, etc. en blanco previamente a su utilización. La legalización de estos libros será, con carácter general anual aunque se admiten periodicidades menores.

Respecto a la entrada en vigencias de estas novedades hay bastante divergencia entre los diferentes Registros Mercantiles:

• Desde el 1 de enero de 2014, en ningún Registro se podrá presentar un libro en blanco (actas, socios, etc.) para legalizar.
• Respecto a la legalización del resto de libros correspondientes al ejercicio cerrado a 31 de diciembre de 2013, algunos Registros, están aceptando los otros formatos aunque otros Registros ya no aceptan formatos diferentes a la presentación telemática. Lo que es seguro, es que para ejercicios terminados el 31 de diciembre de 2014, el único método para legalizar libros será el telemático.

Pero, ¿qué supone en la práctica para las empresas la presentación telemática? En líneas generales el proceso es bastante sencillo. A través del programa Legalia, se siguen cargando los datos de la sociedad, el libro diario, sumas y saldos trimestrales, balance de situación, pérdidas y ganáncias, memoria,... como siempre, se genera la huella digital y en ese momento se generan los archivos que hay que legalizar. Hasta aquí todo igual.

En este momento hay que entrar en la página www.registradores.org <presentación telemática de documentos <acceso con certificado <nueva presentación.(pinchar aquí)

Por tanto, para legalizar telemáticamente los libros, es necesario ser usuario abonado del Registro Virtual.

Una vez que se ha generado una nueva presentación se adjuntan los archivos generados por el Legalia y se da a aceptar. En caso de que todo esté bien, te aparece el resumen con el coste de la legalización y los datos para la facturación. A partir de ahí, se firma y envía la presentación y se genera el acuse de recibo, que es conveniente guardar como justificante de la presentación.

Los libros ya sólo pueden ser electrónicos, no en papel

La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores en su artículo 18 Legalización de libros estipula lo siguiente:

1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.
3. El Registradorcomprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.